Eventi diversi tra ospiti e gente

Organizzare un buon evento è complesso. Sempre più spesso, nell’ottica di crearsi un lavoro (che non c’è), fioccano organizzatori di matrimoni, party, conferenze, con brave persone che, però, mancano di competenze. Vige una sola regola: improvvisare.

Eventi per ospiti e non per gente

Un po’ come per la grafica, dove tutti hanno in famiglia una nipote che sa aprire PhotoShop, anche nell’ambito dei “planner” è difficile trovare professionalità… ma la differenza si vede. Organizzare un buon evento equivale a ritenere i partecipanti dei veri e propri ospiti e non gente di passaggio. In un evento gestito da professionisti, le persone si sentono coccolate, dall’inizio alla fine, preservando un ottimo ricordo dell’esperienza e, quindi, dell’azienda che ha organizzato il tutto. Chi di noi sognerebbe mai di fare, per professione, il cuoco, il grafico, il contabile, il trasportatore e l’arredatore CONTEMPORANEAMENTE? Nessuno! Eppure, assistiamo a wedding planner e ristoratori che, oltre al proprio lavoro, cercano di sopperire anche a funzioni per le quali non hanno esperienza.

Per un evento di successo, il mio consiglio è quello di rivolgersi a professionisti… e badate bene, al plurale! Del buon cibo, ottima location, belle scenografie, animazione e qualcosa di folle sono gli ingredienti immancabili per realizzare qualcosa di davvero indimenticabile.

Il cibo

“Uno non può pensare bene, amare bene, dormire bene, se non ha mangiato bene” diceva Virginia Wolf. E’ importante scegliere cosa servire e come farlo. Se avremo un pubblico over 50 o persone con difficoltà deambulatorie, meglio escludere i buffet o soluzioni che prevedano il rinfresco in piedi. Ospiti esteri? Optiamo per la cucina locale in modo che l’evento diventi un’esperienza di turismo gastronomico… Invitati locali? Proponiamo qualcosa di diverso dal cibo che mangiano giornalmente. In Sicilia, Nino Centonze è un buon riferimento per chi voglia puntare su stile e qualità.

La location

Per scegliere la cornice perfetta del proprio evento, io amo porre tre domande. Quanti? Per quanto? In quanto?

Il numero degli ospiti è sicuramente importante. E’ però altrettanto importante capire per quanto tempo dovremo ospitare gli intervenuti: per un evento che duri un paio d’ore non ha senso obbligare a lunghe tratte, quindi meglio puntare su una location in centro città o facilmente raggiungibile anche coi mezzi pubblici. Se invece necessitiamo di prolungare l’evento su più giorni, meglio optare verso hotel o strutture dotate di camere da letto. Infine, in quanto tempo dobbiamo organizzare il tutto? Se abbiamo a disposizione trimestri o più, un buon scenografo sarà in grado di rendere adatto ogni luogo. Se invece abbiamo poche settimane per organizzare il tutto, meglio selezionare il luogo che più si avvicina all’idea che abbiamo in mente. Masseria Susafa, nel cuore della Trinacria, è un luogo dove il tempo si ferma e dove ogni ospite sarà nel mood giusto per concentrarsi al massimo sull’evento.

Le scenografie

A teatro esistono stuoli di professionisti che studiano nel dettaglio ciò che farà da sfondo alla piece drammaturgica. Nel cinema, prima di avviare il “motore”, squadre di carpentieri, designer e pittori brulicano sul set per rendere perfetta la cornice di ogni inquadratura. Anche negli eventi è necessario affidarsi a dei professionisti per fare in modo che la location scelta diventi perfetta allo scopo. Come conciliare colori preferiti, fiori, tavoli, decori, musica senza che ognuno di questi elementi faccia a botte col resto? Sul sito di Ge.Ni. Maison (Ragusa) è possibile farsi un’idea chiara di cosa significhi affidarsi a professionisti per allestire il proprio evento.

L’animazione

Abbiamo già visto di tutto: musica dal vivo, mangiatori di fuoco, lanterne volanti, trapezisti, clown… ma siamo proprio sicuri che “animare” una festa debba significare allestire un piccolo circo?! Meglio optare per qualcosa di estemporaneo, elegante, possibilmente che fornisca anche un ricordo tangibile della giornata. MontonePecorAgnello è una caricaturista che realizza dal vivo opere d’arte a metà tra ritratti e fumetti: originale e indimenticabile.